04 02 20 Virtual Meeting

10 Cara Membuat Rapat Virtual Lebih Produktif

10 Cara Membuat Rapat Virtual Lebih Produktif | Majalah Makelar






Dengan pandemi COVID-19 yang mengubah cara hidup kita, bisnis memikirkan kembali segalanya. Semakin banyak profesional real estate yang bekerja dari rumah, yang berarti jika Anda pernah bertemu dengan klien dan kolega secara langsung, Anda sekarang harus bertemu secara virtual. Kabar baiknya adalah platform seperti Zoom dan Google Hangouts memudahkan pemimpin tim untuk mengadakan rapat penjualan atau agen untuk mengadakan check-in klien secara online. Kabar buruknya adalah bahwa pertemuan virtual terkemuka membutuhkan keahlian yang mungkin tidak dimiliki banyak praktisi.

Rapat jarak jauh secara inheren berbeda dari rapat tatap muka, dan ini berarti rapat tersebut sering kali berjalan dengan buruk. Itu masalah serius bahkan di saat normal, tapi di saat seperti ini, bisa jadi bencana. Sangat penting bahwa agen dan pialang segera mengadakan pertemuan — segera.

Kabar baik lainnya (yang sangat kita butuhkan saat ini) adalah bahwa rapat online yang dikelola dengan baik bisa sangat bermanfaat. Menurut Harvard Business Review, rapat online bisa jadi lebih efektif daripada rapat tatap muka jika dilakukan dengan benar. Untungnya, ada banyak hal sederhana yang dapat Anda lakukan untuk membuat rapat online berdampak semaksimal mungkin.

  1. Jangan meremehkan faktor sosialisasi. Ada berbagai alasan untuk mengadakan pertemuan: berbagi informasi, solusi curah pendapat, dan kegiatan koordinasi. Tapi satu alasan besarnya adalah sosialisasi. Tim yang berlokasi jauh membutuhkan pertemuan virtual untuk membangun ikatan sosial agar dapat bekerja sama dengan lebih baik. Dan dengan bisnis real estat yang dibangun di atas hubungan, agen perlu menggunakan pertemuan virtual dengan klien untuk membangun kepercayaan. Saat ini, Anda mungkin perlu mengadakan lebih banyak rapat dari biasanya karena begitu banyak orang merasa terisolasi dan terputus. Semakin Anda dapat membangun rasa kebersamaan, semakin baik kesehatan emosional dan performa kerja setiap orang. Rapat yang dikelola dengan baik sebenarnya bisa menjadi titik terang di hari yang suram dan menyedihkan.
  2. Tetapkan suasana hati di depan. Peserta rapat kemungkinan besar akan datang dari berbagai ruang emosional — banyak di antaranya negatif — saat mereka tiba. Kendalikan pola pikir dan suasana hati mereka dengan memfasilitasi percakapan santai sebelum waktu resmi mulai rapat. Jangan biarkan diam dengan canggung atau didominasi oleh percakapan sampingan antara beberapa dari banyak orang di telepon. Anda tidak bisa tidak mengakui pandemi tersebut — itu tidak otentik — tetapi pertahankan topik di sekitarnya sepositif mungkin. Anda dapat bertanya apakah ada yang memiliki cerita lucu untuk dibagikan, atau apakah mereka telah melihat cara kreatif komunitas mereka bekerja sama atau memberi kembali.
  3. Dorong peserta rapat untuk tetap menyalakan kamera mereka. Efektivitas rapat akan meningkat secara eksponensial jika semua orang menyalakan kamera, mengubah panggilan audio menjadi konferensi video. Hal ini membuat orang tetap terlibat karena mereka tahu apa yang mereka lakukan dapat dilihat oleh orang lain. Saat ini, sebagian besar peserta Anda akan memiliki bandwidth yang cukup, dan hampir semua komputer memiliki kamera, jadi semua hambatan sebagian besar adalah masalah kebiasaan.
  4. Bersikaplah strategis tentang pengurutan kegiatan dan pengumuman. Item pertama dalam agenda rapat Anda harus menyatakan kembali tujuan rapat. Setelah itu, buat strategi pada urutan aktivitas Anda. Misalnya, jika ada topik “gajah di dalam ruangan”, tangani topik tersebut lebih awal atau akan mengganggu. Jika Anda memiliki pengumuman yang menyenangkan atau mengasyikkan, Anda mungkin ingin menahannya sampai akhir, memberi tahu peserta bahwa pengumuman itu akan datang tetapi tetap memberikan kejutan pada hasilnya untuk menciptakan ketegangan. Jika item agenda mungkin intens atau menimbulkan diskusi yang memanas, jangan membahasnya di bagian atas rapat. Buat orang-orang hangat dan merasa produktif terlebih dahulu, kemudian ajak mereka dengan topik yang menantang.
  5. Temukan cara kreatif untuk membuat orang tetap terlibat. Banyak platform rapat online memiliki kemampuan untuk mengeluarkan jajak pendapat pilihan ganda dan kemudian menampilkan grafik tanggapan peserta. Hal yang sama dapat dilakukan dengan pertanyaan obrolan. Anda juga dapat menjadikan setiap orang sebagai presenter, meskipun Anda hanya meminta mereka untuk membaca slide ke grup. Selain itu, lokakarya breakout memungkinkan lebih banyak partisipasi karena orang-orang dibagi menjadi beberapa kelompok kecil untuk melakukan pekerjaan. Beberapa platform rapat online utama, termasuk Zoom dan Google Hangouts, kini menawarkan terobosan.
  6. Cobalah memberi tugas kepada semua orang. Mungkin bagi satu orang untuk mempresentasikan konten, memfasilitasi pertanyaan, memastikan rapat tetap tepat waktu, dan membuat catatan — tetapi mengapa? Biasanya ada orang lain yang dapat mengambil sebagian dari tanggung jawab ini. Berusahalah untuk mendistribusikan peran fasilitator, presenter, pencatat waktu, dan pencatat di antara para peserta. Jika Anda memiliki rapat tetap, akan bermanfaat untuk merotasi peran ini ke anggota tim yang berbeda untuk setiap rapat. Atau, Anda mungkin menemukan seseorang “menemukan rumahnya” dengan peran tertentu dan ingin memainkannya secara berkelanjutan.
  7. Bersiaplah dengan headset yang bagus. Jika Anda akan berpartisipasi dalam atau memimpin rapat online secara teratur, belilah headset yang Anda colokkan ke jack perangkat Anda. Headset yang bagus akan membuat suara Anda terdengar lebih jelas dan kaya dan akan menghilangkan lebih banyak kebisingan latar belakang.
  8. Jagalah agar latar belakang Anda bersih secara visual dan profesional. Perhatikan apa yang terlihat di belakang Anda di layar. Pastikan latar belakang rapi dan profesional. Alternatifnya, beberapa alat seperti Skype for Business akan mengaburkan latar belakang atau memungkinkan Anda untuk secara otomatis menyisipkan latar belakang pengganti, menyembunyikan lingkungan di sekitar Anda. Selain itu, hindari area latar belakang yang cerah, seperti jendela pada hari yang cerah, karena ini dapat membuat Anda berada dalam bayangan.
  9. Pertajam keterampilan presentasi Anda. Gunakan mendongeng sebagai alat pertunangan. Orang cenderung tertidur ketika Anda mulai berbicara tentang poin-poin penting. Buat tetap singkat, dan lihat hasil rapat untuk menentukan apa yang benar-benar perlu diketahui audiens Anda. Variasikan nada Anda, ubah nada, ritme, dan volume Anda. Ini akan membuat presentasi Anda lebih menarik untuk disimak. Dan gunakan bahasa tubuh, yang dapat membantu menyampaikan cerita Anda.
  10. Bungkus semuanya dengan penyelesaian yang dipoles. Sisakan waktu dalam agenda Anda setidaknya selama dua menit untuk “mengakhiri” rapat online. Sebagai bagian dari penutup, ingatkan semua orang tentang tujuan rapat, dan ukur kemajuan dengan tujuan tersebut. Jika tim gagal, tunjukkan apa rencananya untuk menangani sisanya. Ucapkan terima kasih kepada para peserta dan terutama siapa saja yang telah memberikan atau memberikan kontribusi yang sangat besar, dan mintalah anggota kelompok lainnya untuk berterima kasih juga kepada mereka. Tepuk tangan sangat tepat.
Howard Tiersky

Cerita Terbaru di Bagian Ini




stat

Source link